Dokument przypisany do konkretnego obiektu
Przed kontrolą ustalamy sposób oznaczenia placu i urządzeń. Dzięki temu opis usterki, fotografia i zalecenie odnoszą się do tego samego elementu. Przy wielu lokalizacjach dokumenty pozostają rozdzielone, nawet gdy wizyty są organizowane w ramach jednego zlecenia.
Co powinno znaleźć się w protokole
- Identyfikacja
Adres, oznaczenie obiektu, data oraz osoby wykonujące kontrolę wraz z wymaganymi dla danego zakresu kwalifikacjami.
- Zakres i dokumenty źródłowe
Rodzaj kontroli, wyposażenie objęte oceną, udostępnione instrukcje i wcześniejsze protokoły.
- Ustalenia i fotografie
Opis stanu, lokalizacja zauważonych problemów i zdjęcia istotnych miejsc. Bez zastępowania pomiaru samą fotografią.
- Zalecenia i ograniczenia
Potrzebne działania, zakres niedostępny do oceny oraz kwestie wymagające dalszego rozpoznania.
Protokół to nie certyfikat bezterminowego bezpieczeństwa
Dokument odnosi się do zakresu i stanu ustalonego podczas kontroli. Nie zastępuje bieżących oględzin, reagowania na zgłoszenia ani realizacji zaleceń. Badania specjalistyczne, naprawy i ponowna weryfikacja wymagają odrębnego uzgodnienia.
Wykaz zaleceń dla wielu placów
Przy obsłudze gminy lub sieci placówek można uzgodnić dodatkowe zestawienie lokalizacji i zaleceń. Każda pozycja powinna prowadzić do odpowiedniego protokołu, urządzenia oraz osoby koordynującej dalsze prace.